Política de privacidad de Hispania Events

Última actualización: 17 de septiembre de 2026

1. Lo esencial, sin letra pequeña

Utilizamos los datos que nos facilitas para responder a tu petición, preparar una propuesta y, si nos contratas, organizar y prestar el servicio solicitado. Si eres artista o proveedor, los utilizamos para estudiar tu propuesta, hablar contigo y gestionar una posible colaboración.

No vendemos ni alquilamos tus datos. Tampoco los utilizamos para enviarte publicidad sin pedir antes un consentimiento separado.

Solo acceden a los datos las personas autorizadas de Hispania Events y los proveedores tecnológicos necesarios para gestionar la petición. Cuando un evento se confirma, comunicamos a los colaboradores únicamente la información imprescindible para organizarlo.

2. Quién es responsable

El responsable del tratamiento es ES Events & Production, que opera bajo la marca Hispania Events.

Dirección: Ellermanstraat 33-1, 1114 AK Amsterdam-Duivendrecht, Países Bajos.
Registro mercantil neerlandés (KvK): 94433739.
Número de IVA: NL005082989B21.
Correo electrónico: info@hispaniaevents.com.
Teléfono: +34 614 40 60 32.

3. Qué datos podemos tratar

Si estás preparando un evento. Podemos tratar tu nombre y apellidos, email, teléfono o WhatsApp y los datos necesarios del evento, como el tipo, lugar, provincia, fecha, horario, número de invitados, presupuesto orientativo, preferencias, opciones seleccionadas y observaciones.

Si propones una colaboración artística o profesional. Podemos tratar tu nombre o el de tu empresa o proyecto, datos de contacto, ciudad y zonas de cobertura, disciplina o tipo de servicio, descripción profesional, formatos, tarifas o condiciones, enlaces, perfiles públicos y el material que decidas aportar, como fotografías, vídeos, audios, textos o documentos.

También conservamos las declaraciones, autorizaciones y aceptaciones que acompañen a la propuesta, con su fecha y versión, para poder acreditar qué información recibiste y qué permisos concediste.

Los datos de contacto personales y la información interna, contractual o económica no se publicarán en la web. Solo publicaremos contenido profesional o promocional cuando exista una autorización o base jurídica adecuada.

Si existe una relación contractual. Podemos tratar comunicaciones, condiciones aceptadas, contratos, facturas, pagos y la información operativa necesaria para prestar el servicio y cumplir las obligaciones administrativas, contables y fiscales.

Te pedimos que no incluyas datos especialmente sensibles ni información de terceras personas que no sea necesaria para gestionar el evento o la colaboración.

4. Para qué utilizamos los datos y por qué podemos hacerlo

Utilizamos los datos para responder a consultas y solicitudes, preparar presupuestos y realizar gestiones previas a una posible contratación; organizar y prestar los servicios contratados; estudiar propuestas de artistas y proveedores y gestionar una posible relación profesional; mantener la comunicación necesaria durante una colaboración; crear o mantener una ficha pública cuando el contenido y su publicación hayan sido autorizados; generar documentos operativos, propuestas, contratos y facturas; cumplir obligaciones legales, contables y fiscales; y proteger la seguridad de los sistemas, evitar abusos y defender reclamaciones.

La base jurídica será, según el caso, la aplicación de medidas solicitadas antes de contratar, la ejecución de un contrato, el cumplimiento de obligaciones legales, el interés legítimo en proteger y gestionar el servicio o el consentimiento cuando resulte necesario.

La casilla de privacidad de un formulario confirma que has recibido esta información. El tratamiento imprescindible para responder a una solicitud no depende de aceptar publicidad. Las comunicaciones comerciales solo se enviarán cuando exista una base jurídica válida y, cuando corresponda, un consentimiento separado.

5. Quién puede acceder a los datos

Pueden acceder las personas autorizadas de Hispania Events; los proveedores tecnológicos necesarios para recibir, automatizar, almacenar y gestionar solicitudes, actualmente servicios como Webflow, Make, Notion y Google; asesores profesionales, contables o jurídicos cuando resulte necesario; los artistas y proveedores que intervengan en un evento confirmado, únicamente respecto de la información imprescindible para organizarlo; y administraciones, autoridades o tribunales cuando exista una obligación legal.

Los artistas y proveedores que reciban información de un evento no podrán utilizarla para fines propios ni para realizar prospección comercial.

6. Transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos pueden tratar datos desde países situados fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando esto ocurra, se utilizarán los mecanismos admitidos por el RGPD, como una decisión de adecuación de la Comisión Europea, cláusulas contractuales tipo u otras garantías apropiadas.

Puedes solicitar información adicional sobre las garantías aplicables escribiendo a info@hispaniaevents.com.

7. Cuánto tiempo conservamos los datos

Si solicitas información pero no contratas, conservaremos la petición durante un máximo de 36 meses desde el último contacto para poder retomarla si vuelves a escribirnos. Cada nuevo contacto relacionado reinicia ese plazo. Después eliminaremos o anonimizaremos los datos, salvo que sea necesario conservarlos para atender una reclamación.

Las propuestas de artistas y proveedores no incorporados se conservarán durante un máximo de 36 meses desde el último contacto, salvo que solicites antes su supresión o que exista otro motivo legítimo para conservarlas. Si se inicia una colaboración, los datos se conservarán durante la relación y posteriormente durante los plazos legales aplicables.

La documentación contractual, contable y fiscal se conservará durante los periodos exigidos por la normativa aplicable. Para los registros empresariales básicos en los Países Bajos, el plazo general es de siete años, sin perjuicio de obligaciones especiales o plazos distintos.

8. Qué datos son necesarios

Los campos señalados como obligatorios son los mínimos necesarios para estudiar y responder a una petición. Si no los facilitas, es posible que no podamos tramitarla.

Los campos opcionales y el material adicional se facilitan voluntariamente. Puedes escribirnos para completar o corregir la información posteriormente.

9. Decisiones automatizadas

No tomamos decisiones que produzcan efectos jurídicos o consecuencias similares basadas únicamente en un tratamiento automatizado. Las solicitudes, propuestas y colaboraciones relevantes son revisadas por una persona.

10. Tus derechos

Puedes solicitar el acceso a tus datos, su rectificación o supresión, la limitación del tratamiento, oponerte cuando corresponda y solicitar la portabilidad de los datos facilitados.

Cuando el tratamiento se base en tu consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado anteriormente.

Para ejercer estos derechos, escribe a info@hispaniaevents.com e indica qué solicitas. Podremos pedirte información razonable para comprobar tu identidad y evitar que otra persona acceda a tus datos.

También puedes presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de tu residencia, lugar de trabajo o del lugar de la posible infracción. En España puedes dirigirte a la Agencia Española de Protección de Datos y en los Países Bajos a la Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos y limitar el acceso a las personas y proveedores que los necesitan. Ningún sistema conectado a Internet puede ofrecer seguridad absoluta, pero revisaremos cualquier incidencia y actuaremos conforme a las obligaciones legales aplicables.

12. Cambios en esta política

Actualizaremos esta política cuando cambien los formularios, finalidades, proveedores o requisitos legales. La versión vigente será siempre la publicada en esta página y la fecha del inicio indicará su última actualización.